GOOGLE DOCS

Funciones y herramientas de los documentos de Google Docs

Los documentos en línea de Google ofrecen muchas funciones útiles para la producción y gestión de contenidos escritos. Te mostramos cómo aprovecharlas.

IDA20 ABRIL 20161M LEC

Mantener un flujo constante de publicaciones requiere de una buena coordinación y trabajo en equipo, por esto, una de las principales tareas del marketing de contenidos es la gestión.

Hay muchas herramientas online que pueden apoyar las distintas etapas, desde la selección inicial de temáticas hasta la difusión de los artículos en distintas plataformas.Para los procesos intermedios de producción y edición, en IDA trabajamos con Google Docs, los documentos en línea de Google Drive.

Además de ser gratuitos y fáciles de usar, estos documentos ofrecen varias opciones para desarrollar los contenidos y coordinar las revisiones posteriores entre personas y equipos.

En esta nota describimos las principales herramientas y te contamos cómo puedes aprovecharlas.

Estructurar contenidos

Google Docs ofrece todas las opciones clásicas de los procesadores de texto. Usando el tablero principal de edición, es posible insertar:

• Títulos y subtítulos: Permite indicar cuando un texto es un párrafo (texto normal), un título o un subtítulo. Si después vas a copiar y pegar el texto en un gestor de contenidos, te recomendamos usar como título principal el “Título 1” y como secundarios los siguientes “Título 2”, “Título 3”, etc.
• Listas: Pueden ser numeradas y no numeradas e incluir sub listas en varios niveles.
• Imágenes: Permite insertar gráficos, ilustraciones y cualquier apoyo visual en un archivo de imagen.
• Tablas: En “insertar tabla” se puede indicar el número de columnas y líneas para generar rápidamente una tabla.
• Destacados: Se pueden usar negritas, cursivas y subrayar palabras y frases para destacarlas.

Una de las grandes ventajas de usar estos elementos, es que generan el código HTML correspondiente. Es decir, si copias el texto y lo pegas en un gestor de contenidos como WordPress, este mantendrá su estructura mostrando en el código los H1, H2, ul, y table que correspondan, ahorrando el trabajo de volver a marcarlos.

Trabajo colaborativo en línea

Esta es probablemente una de las funciones más útiles, ya que facilita mucho el trabajo cuando hay más de una persona colaborando en un artículo, desde distintos lugares. Para editar, comentar y discutir los contenidos con otras personas, en tiempo real o diferido, puedes usar las siguientes funciones:

• Comentarios: Selecciona una palabra y presiona en “Comentarios” y luego “Comentar” para dejar un mensaje en un punto específico del documento. Una vez publicado, otros editores podrán contestar en la misma ventana o hacer click en “resolver” para borrarla e indicar que han recibido la información.
• Edición simultánea: Varias personas pueden realizar cambios en un documento online al mismo tiempo y todos los cambios se guardan de forma automática.
• Chat: Cuando hay más de una persona en línea editando el documento, es posible abrir un chat para discutir temáticas en tiempo real.

• Google Docs

  Google Documentos y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye procesador de textos,Hoja de cálculo, programa de presentación básico, creador de dibujos y editor de formularios destinados a encuestas. Google Docs junto con Gmail, Google Calendar y Google Talk; el 7 de julio de 2009, dejaron su calidad de Beta y pasaron a ser productos terminados. A partir de enero del 2010, Google empezó a aceptar cualquier archivo en Google Docs, entrando al negocio del almacenamiento en línea con un máximo de 1 GB (con expansiones por costos adicionales) y preparando el camino para Google Chrome OS.³ El 24 de abril de 2012 Google Docs cambió su denominación a Google Drive, incorporando la capacidad de sincronizar archivos con la PC, y aumentando la cuota de almacenamiento gratuito a 5 GB.
  Recientemente Google Docs agregó nuevas funciones inteligentes e integración con Slack. Las nuevas características del grupo de aplicaciones están destinadas a ayudar a ahorrar tiempo, puesto que aprovechan integraciones con herramientas de terceros y además, utilizan el aprendizaje automático para simplificar y hacer más rápido el ritmo de trabajo.
  Gracias a esta actualización, ahora Docs será capaz de sugerir acciones a diferentes elementos de forma inteligente. La nueva función de tareas sugeridas se activará si Documentos detecta el nombre o dirección de correo de alguien con acceso al archivo y, así mismo, los Formularios de Google pueden predecir el tipo de pregunta que estás haciendo y a partir de esto sugerir posibles respuestas. Además, Google ha añadido varios comandos nuevos de voz que permiten añadir formato a documentos sin tener que hacer clic.⁴
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